Quedan 30 minutos para empezar. Las participantes están listas: unas en nuestros estudios de Barcelona y otras en Roseland. ¿Estamos listos para retransmitir ante miles personas en todo el mundo?
Cada vez que producimos un evento invertimos horas en reunir los contenidos, planificar la realización, asegurar una conectividad sin interrupciones y ensayar.
Practicar con las presentadoras nos permite mejorar la forma en que comparten ideas, datos, testimonios y conclusiones. A los realizadores nos ayuda a detectar pequeñas oportunidades de mejora: un punto del escenario por iluminar, una tipografía demasiado pequeña o el orden en que aparecen participantes conectadas en remoto.
Es 12 de marzo en Barcelona. Ahora, el reloj con la cuenta atrás nos recuerda que queda un minuto para iniciar el directo. En las pantallas de control sube el número de conexiones: superamos mil, luego dos mil.
Cuando el vídeo con la marca corporativa de nuestro cliente, ADP (Nasdaq: ADP), da comienzo al evento, más de 3.500 asociados de todo el mundo lo ven en directo, dondequiera que estén, junto con otros 40 colegas que están sentados frente al plató.
Claves del éxito en una retransmisión global por streaming
Prepararse y ensayar es la más obvia de las claves del éxito. Otras que hemos aprendido en cinco años retransmitiendo eventos globales por streaming desde nuestros ADP Studios son:
1. El mensaje clave define todo lo demás: Women in Leadership es un evento recurrente cuya finalidad es compartir liderazgo, generar conversación y construir comunidad entre los asociados de ADP alrededor del liderazgo de las mujeres. Todas las panelistas fueron directivas de ADP y los temas que expusieron se alinearon con esta finalidad. En consecuencia, iPg puso a cargo del proyecto a un equipo formado por una productora, una regidora y una asistente. De principio a fin, alineamos el proyecto con su temática central confiando su liderazgo en un equipo de mujeres. Eso sí: nuestro equipo de producción fue predominantemente masculino.
2. El medio es el mensaje, ¡muchos mensajes!: el formato de streaming ofrece muchas posibilidades creativas, desde la complementación visual entre el escenario y los elementos de producción en pantalla, hasta la convivencia de entrevistas en remoto, preguntas del público presente en sala, votaciones y mucho más. Aprovecharlas requiere un equipo de realización experto, pruebas y visitas previas a la sede del evento.
3. Cuidar la realización técnica hasta el último detalle es indispensable: en un streaming, la calidad de las comunicaciones es esencial, por lo cual utilizamos redes redundantes que, en este caso, fueron proporcionadas por el hotel donde se realizó el evento. Nuestro equipo técnico dispuso de un espacio dedicado para situar sus consolas, que instalaron el día anterior junto con todo el equipo de audio y vídeo. Múltiples equipos y pantallas permiten a los técnicos controlar la transmisión mientras los asistentes ven el desarrollo del evento y los presentadores interactúan con los participantes en línea.
4. Prepararse, prepararse, prepararse: no por ser tan evidente debemos dejar de subrayar la necesidad de preparar con anticipación todos los detalles del evento. Entre el brief y la realización de Women in Leadership, un evento de 60 minutos, pasaron 45 días y mantuvimos cuatro reuniones internacionales.
“Una sesión inspiradora y muy necesaria” con “una ejecución técnica excelente” es como algunas de las ejecutivas de ADP participantes describieron la experiencia. Son comentarios que reflejan el cumplimiento de los principales objetivos del evento, así como una colaboración basada en la confianza y el conocimiento mutuo.
Un equipo experimentado que da confianza
iPg presta servicios de producción de eventos a diversos clientes internacionales, quienes cuentan con nosotros por poner a su servicio un director creativo, un equipo de proyecto, una regidora y un equipo de producción audiovisual con larga experiencia.
Además de producción de eventos, ponemos a su servicio servicios de storytelling, producción de vídeo, copywriting, diseño gráfico y marketing de contenidos. Recientemente produjimos un vídeo generado 100% con inteligencia artificial, aunque en nuestro trabajo diario, seguimos cultivando ideas y dándoles forma con 1% de IA y 99% de cariño personal.
Si quieres saber cómo podemos ayudarte a preparar tu próximo evento o transmitir a tu audiencia la historia que quieres contar de la mejor manera, escríbenos.
